Nhiều người vẫn cảm thấy xa lạ với thuật ngữ administrative assistant, thế nhưng đây lại là một công việc tương đối quen thuộc đối với mọi người. Nếu bạn cảm thấy tò mò không biết administrative assistant là gì thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Administrative assistant là gì?

Administrative assistant hay còn được viết tắt là admin assistant, là vị trí trợ lý hành chính trong công ty. Các Giám đốc, Phó Giám đốc hay Trưởng phòng hành chính thường sẽ cần đến vị trí này để giải quyết các công việc liên quan. Vị trí này được xem là cánh tay phải đắc lực của các Giám đốc/ Trưởng phòng để chia sẻ bớt gánh nặng về áp lực công việc.

Bên cạnh việc giải quyết các công việc theo sự điều hành, chỉ đạo từ quản lý trực tiếp, administrative assistant còn có thể tự giải quyết một số công việc đơn giản khác mà không cần phải thông qua Giám đốc hay Trưởng phòng. Chính vì thế, những yêu cầu đối với vị trí này là không hề đơn giản.

Công việc của một administrative assistant

Để có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về administrative assistant là gì, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn phần mô tả công việc của vị trí này. Để nếu có mục tiêu trở thành một administrative assistant thì bạn cũng sẽ biết được bản thân cần trau dồi thêm cho mình những kiến thức, lĩnh vực nào là phù hợp nhất.

Một administrative assistant sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp các công việc trong ngày hợp lý cho quản lý của mình. Ví dụ hôm nay cần gặp gỡ với ai, có cuộc họp nào,… để tránh xảy ra sự chồng chéo giữa các công việc mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa thời gian làm việc của họ. Trong một số trường hợp, chính administrative assistant sẽ đại diện cho quản lý của mình trực tiếp thực hiện các công việc đó.

Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu phù hợp với từng công việc cho quản lý cũng là một nhiệm vụ quan trọng của administrative assistant. Bạn cần quản lý được hết những vấn đề này.

Administrative assistant sẽ chịu trách nhiệm quản lý các hồ sơ của nhân viên thật khoa học để khi cần có thể sử dụng kịp thời.

Giúp Giám đốc/Trưởng phòng kết nối với nhân viên cũng là một phần trong công việc của administrative assistant. Bạn sẽ nhận những ý kiến, thắc mắc từ nhân viên gửi đến cấp trên và phản hồi trở lại nhân viên công ty.

Administrative assistant có nhiệm vụ thông báo các kế hoạch, quy định mới của phòng Hành chính đến toàn thể nhân viên công ty thông qua các kênh thông báo.

Hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề liên quan đến hành chính. Phối hợp cùng các phòng ban khác giải quyết các vấn đề phát sinh.

Phối hợp cùng phòng Nhân sự lên kế hoạch nâng cao điều kiện làm việc cho nhân viên, giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi nhân viên như bảo hiểm, trợ cấp làm việc,…

Thực hiện các công việc hành chính nội bộ cũng như các công việc khác do cấp trên đưa ra.

Mức lương dành cho administrative assistant

Như đã đề cập, đây là vị trí tương đối quan trọng trong bộ máy công ty, cho nên, mức lương dành cho administrative assistant cũng tương đối ổn định. Cụ thể, đối với các công ty có quy mô vừa và nhỏ, vị trí này thường có mức lương dao động từ 7tr – 10tr đồng; Với các công ty lớn hơn sẽ có mức lương từ 10tr – 15tr đồng; Còn với các doanh nghiệp nước ngoài, vị trí này có thể được trả đến 1.000USD (mức lương được tính theo tháng).

Cơ hội việc làm với vị trí administrative assistant

Hầu hết các công ty đều cần đến một administrative assistant, cho nên bạn sẽ không khó để tìm thấy các thông tin tuyển dụng cho vị trí này trên các phương tiện truyền thông, trang web tuyển dụng. Bên cạnh đó, sự xuất hiện này càng nhiều các công ty có quy mô vừa, lớn trên thị trường Việt Nam cũng khiến mở rộng hơn cơ hội việc làm cho vị trí này.

Không đòi hỏi quá nhiều chuyên môn, chỉ cần bạn có kinh nghiệm cũng như thái độ làm việc tốt, chắc chắn bạn sẽ tìm được cho mình một công việc tốt. Ngoài ra, nếu có thêm khả năng ngoại ngữ, bạn hoàn toàn có cơ hội tìm được công việc với vị trí administrative assistant trong các công ty nước ngoài với mức thu nhập rất cao.

Nếu bạn có đam mê theo đuổi công việc này, thì việc tìm hiểu administrative assistant là gì là điều bạn nên thực hiện. Và với bài viết này hy vọng đã cung cấp đến bạn những thông tin tổng quát nhất về vị trí này, để bạn biết được mình nên làm gì để theo đuổi đam mê bản thân. Chúc bạn thành công.