Đóng dấu treo được xem là một trong những loại dấu quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nên sử dụng nó vào những trường hợp nào, và sử dụng như thế nào mới thích hợp đó là điều không phải ai cũng nắm rõ. Vậy trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu “Đóng dấu treo là gì” nhé!

Việc sử dụng con dấu để xác nhận thông tin văn bản quan trọng là điều chắc chắn diễn ra thường xuyên đối với các doanh nghiệp trong ngày. Tuy nhiên, để có thể phân loại và áp dụng đúng từng con dấu vào những văn bản khác nhau đó là điều không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những ai mới đầu công việc. Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, để có cách dùng đúng, chúng tôi sẽ trình bày rõ về vấn đề “Đóng dấu treo là gì” một cách cụ thể nhất.

Dấu treo là gì?

Dấu treo có thể hiểu là loại dấu quan trọng của một công ty nào đó được sử dụng vào mục đích đóng dấu vào các loại văn bản khác nhau thường đóng ở trang đầu tiên. Phần đóng dấu sẽ bao gồm các vị trí như: tên cơ quan tổ chức hay có thể đóng dấu tại phần phụ lục được đính kèm thêm trong các loại văn bản hành chính.

Đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo được xem là việc đóng các loại dấu khác nhưng phải luôn đảm bảo tuân thủ theo các quy định. Đóng dấu treo chính là cách xét duyệt văn bản của một cơ quan tổ chức, thông báo rằng văn bản này đã được các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định xem qua và chấp nhận.

Quy định về cách đóng dấu treo

Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-Cp về công tác văn thư, cụ thể là quy định chung về cách đóng dấu treo như sau:

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực về loại dấu quy định

Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Đối với các phụ lục kèm theo văn bản phải do người ký văn bản quyết định đóng dấu và dấu đóng phải được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

Đối với việc đóng dấu giáp lai, phải đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ Trưởng, Thủ Trưởng cơ quan quản lý ngành.

Đây là những quy định bắt buộc mà bạn cần phải áp dụng để tránh vi phạm hoặc khiến văn bản không được chấp nhận. Trong đó, nếu việc đóng dấu treo được dùng cho các loại phụ lục kèm theo thì chú ý tới khoảng 3 điều 26 như sau:

“Việc đóng dấu lên phần phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định sẽ được đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan và tổ chức hoặc là tên của phụ lục”

Ý nghĩa của dấu treo là gì?

Đối với nội bộ doanh nghiệp, dấu treo được dùng để đánh dấu lên trên tất cả các văn bản nội bộ nhằm thông báo tới toàn thể mọi người có liên quan đến công ty, doanh nghiệp một quy định mới được áp dụng trong thời gian sắp tới.

Dấu đóng sẽ được dùng để đóng lên phía góc trái của hóa đơn để xác định thẩm quyền và xác nhận những thông tin trên là đúng sự thật không phải giả mạo.

Khi văn bản được đóng dấu treo, văn bản đó sẽ được xem là một bộ phận quan trọng nhất của văn bản. Do đó, chỉ những văn bản quan trọng liên quan đến công ty, tổ chức, cơ quan mới được xem xét đóng dấu treo xác nhận thông tin. Dấu treo không thể sử dụng tùy tiện tại các văn bản bình thường.

Dấu treo được sử dụng trong các trường hợp nào?

Trường hợp 1: Khi không có sự ủy quyền

Người chịu trách nhiệm ký văn bản không có thẩm quyền sử dụng dấu treo để đóng dấu văn bản đó. Trường hợp không có sự ủy quyền này thường diễn ra ở những phòng đào tạo các trường đại học được sử dụng trong quá trình xin con dấu của sinh viên hoặc các hóa đơn.

Trường hợp 2: Khi ban hành các loại văn bản

Trường hợp này thường được sử dụng các văn bản pháp luật hay các phụ lục theo quy định của Pháp Luật. Đó có thể là những văn bản do các cơ quan ban hành có hiệu lực theo quy định Pháp Luật.

Tóm lại, việc sử dụng dấu treo cần phải tuân thủ theo những quy định cụ thể, nếu sử dụng sai mục đích hoặc sử dụng không đúng với quy định của Pháp Luật, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp phải những rắc rối. Hy vọng, qua bài viết này bạn có thể biết được “Đóng dấu treo là gì” một cách tổng quan nhất.